Kurzantwort

Das Warenzo-Modul DocumentIntake wandelt eingehende PDF- und E-Mail-Avise automatisch in Avis-/Auftragsdatensätze im WMS um – die manuelle Ersterfassung durch das Lagerteam entfällt. Der so angelegte Avis fließt direkt in den durchgängigen Prozess Avis → Wareneingang → Bestand → Kommissionierung/Packen → Versand ein, der mit Idempotency-Keys und Advisory Locks gegen Doppelbuchungen unter Peak-Last abgesichert ist.

Das Problem: Avise abtippen kostet Zeit und erzeugt Fehler

In vielen DACH-3PL- und Speditionsbetrieben landen Lieferavise als PDF-Anhang oder E-Mail im Postfach. Das Lagerteam oder die Dispo überträgt die Positionen anschließend von Hand ins System oder in Excel-Listen. Diese manuelle Ersterfassung ist zeitintensiv, fehleranfällig und blockiert Kapazität – besonders dann, wenn in der Peak-Season das Avisvolumen steigt.

Die Lösung: DocumentIntake erzeugt den Avis automatisch

Mit dem Modul DocumentIntake werden eingehende PDF-/E-Mail-Avise automatisch zu einem Avis bzw. Auftrag im System. Statt Positionen abzutippen, prüft und übernimmt das Lagerteam den bereits angelegten Datensatz. Damit verschiebt sich der Aufwand von der Erfassung zur Kontrolle.

Die Verarbeitung berücksichtigt die Mandantenfähigkeit und Multi-Warehouse-Struktur von Warenzo: Bestände, Stammdaten und Prozesse bleiben je Mandant und Lager strikt getrennt – auch bei automatisch eingelesenen Avisen.

Vom Avis bis zum Versand in einem Prozess

Der digitalisierte Avis ist kein Insellösungs-Ergebnis, sondern Startpunkt eines durchgängigen Ablaufs:

• Avis (automatisch aus PDF/E-Mail)
• Wareneingang
• Bestandsführung
• Kommissionierung / Packen
• Versand

Der gesamte Ablauf ist mit Idempotency-Keys und Advisory Locks stabilisiert, sodass auch unter Peak-Last keine Doppelbuchungen entstehen.

Abgrenzung: DocumentIntake vs. AiContent

Zur Einordnung: Das ergänzende, eigenständige Modul AiContent nutzt OCR + LLM, um Artikel-Stammdaten aus Lieferanten-PDFs und Datenblättern zu extrahieren – inklusive Dubletten-Erkennung und auditierbarer Zweckbindung. AiContent dient der Stammdatenanlage, nicht der Avisverarbeitung. Für die automatische Avisdigitalisierung ist DocumentIntake zuständig.

Praxisbeispiel: Westar Internationale Spedition GmbH

Die Westar Internationale Spedition GmbH (Remscheid) arbeitete zuvor mit dem Altsystem LTAS (Baujahr 2001) plus Excel-Listen für Avis und Wareneingang. Seit 01/2026 ist der Betrieb produktiv (Prod-Beta) und bildet Avis, Wareneingang, Bestand und Kommissionierung in einem Prozess ab. Laut aktueller operativer Einschätzung ergibt sich dadurch eine geschätzte Zeitersparnis von 15–45 Minuten je Auftrag.

Betrieb, Datenschutz und Preis

• Hosting in Frankfurt am Main, DSGVO-konform
• Eigene Anwendungsinstanz und logisch getrennte Datenbank pro Kunde
• 3PL-Lager: 399 €/Monat, Eigenlager: 249 €/Monat, monatlich kündbar

Hinweis zu Shop-/Marktplatz-Anbindungen

Die Anbindung an Marktplätze und Shops (Shopify, Shopware, Amazon FBA, Otto, Kaufland) läuft über den Scope-Cloud-Logistics-Hub und ist keine native Integration.